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1、組成QC小組
同一部門內的QC小組，以5～7人為最適合。組成QC小組后，應推選出QC小組長，小組長是未來
QC小組的靈魂人物，他／她最好是具有一定的領導能力及專業能力，擔任管理職位的人員。雖然QC小組活動是自主自愿參加，但小組長在QC小組活動開展的過程中，應對其成員進行指引及必要的約束。
企業在初次開展QC小組活動時，最好先行將企業內有可能或有條件成為QC小組長的人員進行QC方法的培訓。
等到將這些關系到QC小組成敗的小組成熟之后，企業再指定少數部門先成立QC小組作示范，在這些少數的QC小組運行過程中，企業應給予關心、支持，使其順利運行，并營造一種氣氛。
再逐步以這幾個成功的示范QC小組為種子，有了經驗以后可以指導其他QC小組的成立。這樣，QC小組就會在企業中遍地開花。開展QC小組活動切忌操之過急，準備不周，到最后只會流于形式。
2、擬訂名稱
QC小組召開第一次會議時，應為小組擬訂名稱。擬訂QC小組名稱，沒有一定的規定，可以取嚴肅的，如挑戰小組，也可以取活潑的，如乖乖小組，只要在成員中達成一個共識。
第一次召開小組會議時，成員之間先要營造一個共識的氣氛，在善意的氣氛中，可以使用頭腦風暴法來選取適合本小組個性的名稱，決定好小組名稱之后，可向外宣布并向企業申請登記。
3、掌握問題點
QC小組召開第二次會議時，各QC小組成員應各自把個人搜集的部門內的問題提出來討論， 一般來說，現場的問題大致包括以下幾個方面：
①效率問題。
②品質問題。
③成本問題。
④服務問題。
⑤浪費的問題。
各QC小組成員在討論問題時，小組長應提醒各成員一定要就工作本質的目的來考慮問題，避免討論議題誤入歧途。
4、決定主題
經過對問題的討論，QC小組應定出解決問題的先后順序，達成共識，并決定第一次挑戰的主題。此時QC小組長應提醒各成員考慮本小組是否有能力解決所提出的主題，有些QC小組成員好高騖遠，一開始就提出超過解決能力的主題，最后遭遇失敗與挫折，從此失掉斗志，而對QC小組活動失去信心。
因此，QC小組活動主題的決定應相當慎重。因為開展QC小組活動除了要借助品質管理方法解決問題外，更重要的是要達到鼓舞士氣的效果。萬一QC小組活動失敗，小組長也要負起保持信心的責任。
5、制定目標
QC小組各成員決定了改善的主題之后，便要制定改善的目標。制定改善的目標要先了解現狀與改善的空間。制定的目標應是經過大家努力可以達到的。目標的制定可以使用5W2H法。
①Why為何要做，即進行的原因。
②What做什么，即主題項目及目標值（數據）。
③Who由誰來做，即小組成員應有所分工，各司其職。
④where何處進行，即進行的場所及配合部門。
⑤When 何時，即定出階段做法及預定進度。
⑥How To Lo如何做，即進行的方法，并加以規劃設計。
⑦How Much 成本如何，即大約需花費多少費用。
另外，制定目標要掌握目標管理的S M A R T 原則。即：
① Specific目標要清晰明確，即主題要明確。
② Measurable目標要可以衡量，即要以數據作為目標。
③Attainable目標經過努力是可達成的，即不要制定達不到的目標。
④Relevant制定的目標是團體與個人均需要的。
⑤Time Table目標的達成、衡量是有時間限制的。
6、擬訂工作計劃
制定目標后，QC小組全體成員應探討達到目標的具體做法，并將每一個做法分配給小組成員擔任。同時也應對下一個做法擬訂時程。
各小組成員應對所分配的任務擬訂工作計劃。計劃的進行狀況，可使用查檢表定期查檢。
7、掌握重點
對于改善主題，應掌握其重點，QC小組可以使用分類法將需要的資料加以統計，并使用排列圖法將造成的狀況和原因加以分析，找出關鍵項目。
QC小組改善的工作應從重要的項目下手。
8、尋找原因
某一項結果的形成，必有其原因的存在，QC小組應設法把原因找出來。如同醫生在開藥方時， 一定得先找出病因所在，因為只有對癥下藥才會有好的效果。此時可使用因果圖法，QC小組全體成員在召開小組會議時用頭腦風暴法，將可能的原因一一找出，最后再選定幾個主要原因。
為了不讓原因脫離改善主題太遠，對于一些較具專業性的改善主題，不妨在召開小組會議時，也邀請一位有此方面專業技能的人員參加，提供技術支援，進而可以對原因的掌握及今后的對策措施提供較具可行性的建議。
9、提出對策
前一步驟利用因果圖已將改善主題的主要原因找出來了，接著便是將列為消除原因的項目提出，研究并提出一份改善計劃表。
其內容應包括：
①改善項目（原因）。
②發生的原因。
③對策措施。
④對策措施責任者。
⑤預定完成時間。
不同的改善項目，可視情況由小組成員分攤擔任，也可以由兩人一組共同進行同一項目的對策工作。
必須注意的是，提出的對策措施盡量不要花錢，而且要有具體的做法。對于做法應慎重考慮，不要在改善過程中隨意改動從而影響整個工作計劃。
在工廠內，對于對策的做法，可以使用散布圖、檢查表或簡易實驗法，先進行做法與效果的調查，理出一個頭緒后，再提出一個更具體的對策。
10、實施對策
提出對策實施方案后，應擬訂具體的實施方法。實施前應召集相關人員進行說明及教育訓練。能否取得相關人員的了解及正確教導，是實施過程成敗的關鍵。
在實施過程中，負責專項責任的小組成員，應負起教導的責任，并控制實施過程中正確的做法。
11、確認效果
在實施過程中，效果確認使用控制圖、直方圖或相關圖為佳。尤以相關圖既實用又簡便。從圖上（或表上）可以看出對策的結果如何，是達到預定的目標，還是不甚理想。
如果不甚理想，應重新探討，也許是原因找錯，也許是對策措施不對，此時應考慮是回到尋找原因那個步驟，還是回到提出對策那個步驟，重新來一遍。
如此管理循環，有耐心地去做，一定可以達到預期的效果。
12、維持效果
有些QC小組做工作改善，當實施的對策有成效后，沒有將此做法作為新的標準修訂，以致過不了多久，也許是人員的更換，新的做法未能完整地持續下去，原先所得到的成果又付之東流，實為可惜。
因此在改善對策取得成果后，應將作業標準予以修訂，或建立起作業標準書，這樣才能維持原先的效果。
13、總結與發表成果
經過QC小組成員的努力達成成果后，應將努力的過程、使用的手法及達成的結果，使用圖示方法予以發表，這一方面可以得到部門主管及企業的肯定，另一方面可以使小組成員分享這一成果，以激勵他們的積極性。
以下為QC小組成果發表的一些方法與要點：
①說明活動主題選定的理由。
②改善目標及成果。QC小組活動的過程可以留到后面介紹，先談取得多少成果，以及將實際成果與預期成果作比較。
③將取得的成果，或成果不理想的理由加以說明。
④說明QC小組活動的經過。說明時敘述主要步驟，不要太煩瑣。
⑤發表時，要盡量使用視昕器材及道具，以吸引注意力。
