1.釆購計劃

 

　　根據(jù)企業(yè)使用部門的需求計劃，在核實過釆購計劃的準(zhǔn)確性，并與相關(guān)計劃員或其它負(fù)責(zé)人 溝通確認(rèn)無誤，并存單保存后，做出最終的釆購計劃。

 

2.詢價和還盤

 

　　此環(huán)節(jié)主要工作有以下兩大塊：

 

　　1) 發(fā)詢價函：了解好供應(yīng)商后，需發(fā)詢價函，讓供應(yīng)商對價格、交貨時間、付款方式、售后服務(wù)等確認(rèn)后加蓋公章回傳；

 

　　2) 議價：綜合考慮價格、交貨的及時度、付款方式等方式找出二三家，進(jìn)一步商談，以達(dá)到最能保障公司利益的企業(yè)進(jìn)行合作。

 

　　需要注意的是：要求多家供方報價單盡可能做細(xì)致，能做到細(xì)節(jié)出處最好，起到知道所釆購物品來龍去脈的效果，并利用所有途徑去驗證，這樣后面還價也有理有據(jù)容易達(dá)到預(yù)期。

 

3.做釆購訂單、合同

 

　　在詢價議價完成后，接下來要做的就是做訂單了。訂單做好后要與各供應(yīng)商提供的書面 報價、比價表及先前做好的釆購計劃、計劃確認(rèn)單等等裝訂到一起。

 

　　接下來需要做另一個版本文件，即合同。合同版本基本是固定的，但要結(jié)合公司的要求 以及與供方談判的結(jié)果以及不同的材料不同的要求而變化。

 

4.跟蹤貨物

 

　　在此環(huán)節(jié)，要了解整個供應(yīng)過程是否正常，了解接貨人的聯(lián)系方式、地址，并及時通知 供應(yīng)商;另一方面，供應(yīng)商發(fā)貨后，還要了解承運(yùn)人的聯(lián)系方式等。這樣便于隨時跟蹤貨物在途中的狀態(tài)。

 

5.組織倉儲接貨

 

　　這個環(huán)節(jié)主要是要注意通知庫管人員做好接貨準(zhǔn)備，比如要了解貨物何時到貨、是否有隨貨單據(jù)等等。很多企業(yè)采購對此會制定出一個統(tǒng)一的走貨單版本，要求發(fā)貨方抄送到相關(guān)部門，采購實時跟進(jìn)。

 

6.組織質(zhì)檢驗貨

 

　　這個環(huán)節(jié)主要需要做以下具體工作:合同簽訂后及時通知檢驗部門，讓其做好驗收準(zhǔn)備，包括儀器、實驗器材、試劑、驗收標(biāo)準(zhǔn)(其中入廠標(biāo)準(zhǔn)、國標(biāo)、合同標(biāo)準(zhǔn)、部分物資按供應(yīng)商企業(yè)標(biāo)準(zhǔn))，以便貨到后及時驗收并出具驗收合格單。

 

　　總之，做好前期檢驗、中期檢驗、后期檢驗。避免到貨才發(fā)現(xiàn)問題影響其他。

 

7.貨物達(dá)到要求后倉儲入庫

 

　　產(chǎn)品驗收合格后，根據(jù)驗收合格單，庫房開具入庫單，釆購員需收集入庫單、檢斤單、質(zhì)檢報告單等做好付款準(zhǔn)備。主要強(qiáng)調(diào)各環(huán)節(jié)資料轉(zhuǎn)接順暢，并互通知悉。

 

8.結(jié)算

 

　　付款前一定要把相關(guān)單據(jù)提前備好，以便按照合約及時付款，即“說到哪里做到哪里“誠信”是相互的，對你對他都重要。

 

　　付款準(zhǔn)備的資料如下：付款申請單、發(fā)票、入庫單、質(zhì)檢單、檢斤單、合同或訂單等。

 

　　采購員要起到公司財務(wù)和供應(yīng)商之間的橋梁作用，適時提出有利于自己的結(jié)算方式。