在企業(yè)運(yùn)營的復(fù)雜體系中，體系內(nèi)審至關(guān)重要，它就像企業(yè)的 “健康衛(wèi)士”，定期為企業(yè)管理體系進(jìn)行全面 “體檢”，保障企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

 

　　完善的管理體系是企業(yè)運(yùn)營的基石，而體系內(nèi)審能及時找出管理體系中的問題，如流程不合理、職責(zé)不明確等，進(jìn)而提升管理效率和質(zhì)量。例如，某制造企業(yè)通過體系內(nèi)審發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)流程存在問題，優(yōu)化后生產(chǎn)效率大幅提高，成本顯著降低。合規(guī)經(jīng)營是企業(yè)發(fā)展的底線，體系內(nèi)審可助力企業(yè)滿足法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)避違規(guī)風(fēng)險。化工企業(yè)借助體系內(nèi)審確保污染物達(dá)標(biāo)排放，避免高額罰款和停產(chǎn)整頓。持續(xù)改進(jìn)是企業(yè)發(fā)展的動力，體系內(nèi)審能挖掘潛在改進(jìn)機(jī)遇。互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)通過體系內(nèi)審優(yōu)化用戶反饋處理流程，提升用戶滿意度和市場競爭力。

 

一、體系內(nèi)審基礎(chǔ)認(rèn)知

 

　　（一）定義與目的

 

　　依據(jù) GB/T19011 - 2021《管理體系審核指南》，體系內(nèi)審是收集審核證據(jù)并客觀評價，以確定滿足審核準(zhǔn)則程度的系統(tǒng)、獨(dú)立且文件化的過程。

 

　　其目的包括驗(yàn)證質(zhì)量管理活動是否符合預(yù)先安排，確認(rèn)管理體系是否正確有效實(shí)施，判斷體系要求能否助力達(dá)成質(zhì)量方針和目標(biāo)，以及發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施，推動質(zhì)量管理體系持續(xù)完善。

 

　　（二）特點(diǎn)剖析

 

　　體系內(nèi)審著眼于發(fā)現(xiàn)問題，挖掘影響體系運(yùn)行的深層次隱患，為改進(jìn)提供方向。

 

　　它需要高層支持與參與，高層的支持能提供資源保障和權(quán)威性，審核結(jié)果經(jīng)高層評審?fù)苿芋w系改進(jìn)。內(nèi)審具有公開正式性，從策劃到報告都遵循嚴(yán)格程序，確保工作規(guī)范、結(jié)果可靠。

 

　　組建專業(yè)內(nèi)審員隊(duì)伍難度較大，內(nèi)審員需克服人際關(guān)系和利益沖突等挑戰(zhàn)，具備專業(yè)知識、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和溝通協(xié)調(diào)能力。

 

　　此外，內(nèi)審還需系統(tǒng)策劃審核項(xiàng)目，綜合考慮組織規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍等因素，提高審核的針對性和有效性。

 

二、審核前的精心籌備

 

　　（一）組建專業(yè)審核小組

 

　　審核小組的專業(yè)素養(yǎng)直接影響審核質(zhì)量。

 

　　審核人員需具備相關(guān)資質(zhì)，一般要經(jīng)過專業(yè)內(nèi)審員培訓(xùn)并取得合格證書。

 

　　同時，應(yīng)具備與被審核體系相關(guān)的專業(yè)背景，熟悉行業(yè)知識和業(yè)務(wù)流程。

 

　　豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也不可或缺，有助于準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)潛在問題。

 

　　為保證審核公正客觀，小組成員應(yīng)與被審核部門無直接責(zé)任關(guān)系，且成員構(gòu)成應(yīng)多元化。

 

　　（二）制定詳細(xì)審核計劃

 

　　審核計劃是審核工作的指引。

 

　　要明確審核目的，是驗(yàn)證體系符合性、有效性，還是為迎接外部審核或推動內(nèi)部改進(jìn)等。

 

　　確定審核范圍，涵蓋產(chǎn)品范圍、涉及過程及場所等。

 

　　審核依據(jù)包括管理體系標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部文件、法律法規(guī)和合同要求等。

 

　　合理安排時間，規(guī)劃審核起止日期及每日任務(wù)，充分考慮工作量和突發(fā)情況。

 

　　明確審核組成員分工，制定日程安排，確保審核有序進(jìn)行。

 

　　（三）設(shè)計實(shí)用檢查表

 

　　檢查表是現(xiàn)場審核的重要工具。

 

　　設(shè)計時應(yīng)突出被審核部門主要職能，選擇關(guān)鍵問題進(jìn)行審核。

 

　　內(nèi)容要全面覆蓋管理職能和標(biāo)準(zhǔn)條款，合理抽樣以保證代表性。

 

　　審核問題和檢查方法應(yīng)清晰明確，具有可操作性，格式簡潔便于記錄審核結(jié)果。

 

三、審核過程的關(guān)鍵步驟

 

　　（一）首次會議的召開

 

　　首次會議由審核組長主持，標(biāo)志著審核正式啟動。

 

　　參會人員包括審核組成員、受審核方管理層及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。

 

　　會議內(nèi)容包括介紹與會者職責(zé)，確認(rèn)審核目的、范圍、準(zhǔn)則和計劃，介紹審核方法、溝通渠道等相關(guān)事項(xiàng)，并解答受審核方疑問。

 

　　首次會議時間一般控制在 30 分鐘左右，需營造良好氛圍。

 

　　（二）現(xiàn)場審核的技巧

 

　　現(xiàn)場審核是核心環(huán)節(jié)，審核員需運(yùn)用聽、看、查、問等技巧收集客觀證據(jù)。

 

　　聽，即傾聽受審核方人員介紹；

 

　　看，觀察現(xiàn)場實(shí)際情況；

 

　　查，查閱文件和記錄；

 

　　問，巧妙提問獲取信息。

 

　　審核員要堅持客觀公正原則，確保審核結(jié)果真實(shí)可靠。

 

　　（三）不合格項(xiàng)的判定與記錄

 

　　不合格項(xiàng)分為嚴(yán)重、一般和輕微三類。

 

　　嚴(yán)重不合格項(xiàng)對管理體系運(yùn)行影響重大；

 

　　一般不合格項(xiàng)是個別、偶然的輕微問題；

 

　　輕微不合格項(xiàng)對體系運(yùn)行影響較小。

 

　　記錄不合格項(xiàng)時要準(zhǔn)確具體，描述事實(shí)、明確審核準(zhǔn)則，注明審核員姓名和日期，以便追溯。

 

四、審核后續(xù)的重要工作

 

　　（一）內(nèi)審報告的撰寫

 

　　內(nèi)審報告總結(jié)審核成果，為管理層決策提供依據(jù)。

 

　　報告需明確審核目的、范圍，客觀評價管理體系運(yùn)行情況，總結(jié)符合項(xiàng)和不符合項(xiàng)。

 

　　深入分析問題產(chǎn)生的原因，如文件不完善、執(zhí)行不到位等，并提出具可操作性和可衡量性的改進(jìn)建議，明確責(zé)任部門、人員、時間節(jié)點(diǎn)和預(yù)期效果。

 

　　（二）糾正措施的跟蹤

 

　　跟蹤糾正措施是確保審核實(shí)效的關(guān)鍵。

 

　　首先確認(rèn)受審核部門是否制定切實(shí)可行的糾正措施計劃，明確改進(jìn)措施、實(shí)施步驟、責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)。

 

　　在實(shí)施過程中，審核人員密切關(guān)注進(jìn)展，提供必要支持。

 

　　實(shí)施完成后，通過現(xiàn)場檢查等方式驗(yàn)證效果，若問題未解決，要求重新分析原因并制定措施，直至問題徹底解決。

 

五、審核中的挑戰(zhàn)與應(yīng)對

 

　　（一）溝通難題

 

　　被審核部門的抵觸情緒和弄虛作假行為是常見溝通難題。

 

　　面對抵觸，審核員應(yīng)保持友好耐心，說明審核目的，分享成功案例，換位思考，增強(qiáng)其認(rèn)同感。

 

　　發(fā)現(xiàn)弄虛作假，要嚴(yán)肅指出危害，要求停止并重新提供真實(shí)信息，情節(jié)嚴(yán)重的向上級匯報處理。

 

　　（二）證據(jù)獲取困境

 

　　資料不全和 “兩張皮” 現(xiàn)象是主要證據(jù)獲取困境。

 

　　資料不全時，與被審核部門溝通，督促完善資料或從其他角度尋找證據(jù)。

 

　　針對 “兩張皮” 和有文件無執(zhí)行的情況，審核員要深入現(xiàn)場，加強(qiáng)觀察檢查，與員工交流，提高員工執(zhí)行意識和能力。

 

　　體系內(nèi)審流程嚴(yán)謹(jǐn)，對企業(yè)發(fā)展意義重大。企業(yè)應(yīng)重視體系內(nèi)審，做好籌備、執(zhí)行和后續(xù)工作，積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮其提升管理水平、保障合規(guī)經(jīng)營和推動持續(xù)發(fā)展的作用，助力企業(yè)在市場競爭中穩(wěn)健前行。