某物流公司曾發生一起運費糾紛案，一客戶通過外貿公司長期委托這家物流公司辦理出口運輸。雙方在業務中的習慣做法是：貨物出運后，物流公司為客戶開具正式發票，客戶收到發票一段時間后，按發票金額向物流公司付款。其中一票貨物由于客戶在貿易中發生虧損，就以種種借口拒付物流公司運費。物流公司在多次催收無望的情況下向法院提起訴訟。在訴訟中，客戶辯稱已將這筆運費以現金形式付給了物流公司，有物流公司為其開具的正式發票為證。因物流公司無法拿出對方未付款的有力證據，以致物流公司在一審中被法院駁回訴訟請求。
點評：習慣做法應規范
目前，物流行業多采用物流公司為客戶先墊付運費、雜費甚至稅費等各項費用，貨物運輸完成后，物流公司按雙方約定的費用及實際操作中發生的費用，為客戶開具發票，客戶收到發票后，按發票金額向物流公司付款。
這一過程中存在的風險包括：
1.由于雙方事先對可能發生的費用支付約定不明確，運輸過程往往又比較復雜，常有新的付費項目產生。物流公司墊付有關費用后，一旦客戶不予認可，就會產生拒付糾紛。
2.采用后付費的結算方式，可能造成信譽差的客戶拖欠費用。因物流公司已向第三方支付了一定費用，客戶不及時付費，長期占用物流公司的經營資金，影響物流公司經營的正常運轉。特別是貨量大的國際運輸貨物，物流公司前期墊付的費用比較多，資金壓力非常大。如果客戶不能及時付費，物流公司從銀行借貸的營運資金被長期占用，損失就比較大。
3.業務中先開發票，可能方便了客戶，但也給不守信用的客戶提供了鉆空子的機會，以收到發票為由，說明自己已付費。在我國，目前發票是付款與結算憑證，客戶拿到發票，在沒有相反證據的情況下，法院往往認定其已履行了付款義務。這就要求物流公司在業務中要規范結算行為，防范經營風險的發生。
該案例提醒我們：一些公司經營上的習慣做法，從法律角度看并不一定是合理合法的。業務結算的規范做法應該是：
1.雙方在開展業務前簽訂規范的合同，對費用結算內容和方式要詳盡、具體。能提前確定的收費項目，應明確收費標準。對實際操作中新增費用的墊付及結算原則上應明確規定。
2.對客戶進行信用評估，根據不同的信用等級采取不同的結算方式，對信用等級高的長期客戶，可以采取運輸后定期結算的方式，根據實際運輸情況，用結費清單進行對賬，客戶按核對無誤的結費清單付款后，物流公司再為其開具正式發票。對于貨量大、運費數額高的業務，可以要求客戶預付一定費用。在實際操作中新發生的費用項目，要及時通知客戶進行確認。對于信用等級低，僅有零星業務的客戶，應采取預付運費的做法。
3.加強發票管理，建立發票的保管、開具、領取制度，確保收款后再開具發票。特殊情況須先開具發票時，要做好發票的交付簽收記錄。只有這樣才能有效降低公司的經營風險。